Як написати діловий лист?

У процесі роботи ми часто стикаємося з офіційними документами. І часом буває, що у будь-якого співробітника крім завдання отримувати кореспонденцію, з'являється необхідність на неї відповідати. Як правильно писати діловий лист? З таким питанням щодня стикаються багато. А це означає, що пора навчитися писати офіційно і грамотно.

Структура ділового листа

Незалежно від змісту офіційної кореспонденції, існують норми і вимоги її написання. Сучасні технології дозволяють писати два види листів - паперові та електронні. Вони мають мало відмінностей, але свої особливості у них все ж є. Тому ми розглянемо обидва варіанти.

Складання паперового ділового листа

Структура у офіційних звернень виглядає приблизно таким чином:

1. Звернення. Воно замінює вітання в діловому листі і починається зі слів «Шановний (а) ...». Воно розташовується в центрі сторінки і починається з великої літери. Далі нюанси. Наприклад, на Заході прийнято звертатися тільки по імені, а в Росії на ім'я по батькові. Якщо мова йде про військових, то вітання може виглядати так: «Шановний товаришу полковник». Якщо ви пишете офіційне запрошення, то можна використовувати варіанти «Пані та панове» або «Шановні панове». Варіантів як почати діловий лист може бути декілька. Зупинитися краще на тому, який прийнятий в країні, де ви живете і в тому колективі, де ви працюєте.
2. Основна частина. Складається з кількох абзаців і включає в себе основну інформацію, яку ви хочете донести до адресата. Це може бути опис ситуації, вираз вашої думки, прохання, співчуття і т.п. Також важливо пам'ятати про правила спілкування в офіційних листах. Якщо ви пишете від імені компанії, фірми, або суспільства то звернення пишеться від третьої особи однини особи (компанія: «попереджає», «нагадує», «повідомляє» тощо). Ще один варіант - перша особа множини: «повідомляємо», «повідомляємо», «направляємо» і т.п.
3. Висновок. Сюди варто дописати висновки з основної вищевикладеної частини і підвести логічні обгрунтування. Наприклад: «Упевнений, що ви дасте оцінку сталася ситуації і висловіть свою точку зору».
4. Постскриптум. Додаткове завершення ділового листа. В офіційній кореспонденції використовується не часто, але цілком допускається, якщо ви не знаєте, як закінчити діловий лист. Постскриптум може містити в собі відомості, побічно пов'язані з темою листа або відбулися вже після його написання. Наприклад: «Завтра о 12:00 відбудуться збори директорів, присвячене цій проблемі».

Після того, як основна частина написана, важливо не забути про правила оформлення ділового листа:

1. Після укладення або постскриптума потрібно поставити підпис, вказати вашу посаду, прізвище, ім'я та по батькові. Також перед підписом допускається ввічлива форма: «З повагою», «Щиро ваш», «У надії на продуктивне партнерство» і т.п. Під підписом обов'язково слід її розшифровка. Приклад: «З повагою, керівник групи компаній ТОВ« Еллада »Іванов В.С.».
2. Якщо до листа потрібні програми, вони оформляються у вигляді окремих сторінок.
3. Ділові листи треба писати на спеціальних бланках, які відповідають нормативу офіційних документів. На бланку повинні бути присутніми такі реквізити: назва організації, юридична адреса, номер телефону та факсу, дата і номер документа, якщо це відповідь лист, то має бути посилання на номер і дату листа отриманого, адресат, заголовок, текст, відмітка про додатки, підпис і телефон.

А як правильно оформити ділове електронного листа?

Ділове електронного листа має відповідати таким же вимогам. Однак є й ряд нюансів, які слід враховувати при його написанні і відправці. Частини ділового листа в глобальній мережі виглядають наступним чином:

• «Шапка» тексту в корпоративному стилі компанії;
• привітання;
• звернення, опис його цілі і т.д .;
• прощання;
• особистий підпис та контакти відправника (сьогодні будь-хто може зробити собі електронний підпис);
• посилання на сайт компанії та її логотип;
• також при відправці обов'язково потрібно заповнити поля «Тема» та «Кому».

На цьому відмінності листи паперового та електронного закінчуються. Головне, в обох випадках не допускати зайвої інформації і дотримуватися тактовність при зверненні до адресата. Тоді питання як написати діловий лист більш не буде вас турбувати.