Як правильно розмовляти по телефону?
Ваш співрозмовник кинув трубку, обірвавши вас на півслові? Або ви не змогли навіть подзвонити, щоб почати бесіду? Не біда. Уміння спілкуватися по телефону - навичка, яким сьогодні, на жаль, мають не всі. Одні люблять порушувати норми етикету, користуючись тим, що співрозмовник їх не бачить, а на інших наводить жах одна тільки думка про те, що потрібно взяти трубку і набрати номер. Як правильно розмовляти по телефону? На цю тему і поговоримо більш докладно.
Боязнь розмовляти по телефону
Для початку варто згадати про такому недугу, як боязнь телефонних розмов. З нею стикаються багато. Особливо це стосується тих, хто в силу віку тільки починає свою трудову діяльність і не має уявлення про те, як спілкуватися по телефону, щоб бесіда або угода відбулася. Зрозуміло, що посланнями листів на електронну пошту багато справ вирішити неможливо. Тому страх в будь-якому випадку потрібно побороти. Як це зробити? Як мінімум визначити його причину. На першому місці у тих, хто вимовляє фразу: «Я соромлюся розмовляти по телефону» головними аргументами є наступні:
- відмова співрозмовника від спілкування;
- страх того, що нагрублять;
- боязнь того, що співрозмовник звинуватить в некомпетентності;
- відповідальність при ділових розмовах.
Як правило, жодне з побоювань ніколи не збудеться. Навіть якщо співрозмовник обірве вас на півслові, образить і кине трубку, крім почуття образи це нічого не принесе. А щоб побороти свій страх, досить запам'ятати, як правильно спілкуватися по телефону.
- Всі важливі телефонні переговори, починаючи з призначення кому-небудь зустрічі, і закінчуючи записом до терапевта, слід здійснювати з ранку. Приблизно з 10 до 13 годин мозок активізує свою працездатність, а організм випромінює енергію. Перед розмовою необхідно заздалегідь підготувати всі документи і записи, які можуть знадобитися при спілкуванні з співрозмовником.
- Набирайте номер уважно. Помилка може навести вас на хамуватого співрозмовника, після короткого спілкування, з яким бажання куди-небудь дзвонити пропаде як таке. Але нехай вас втішить те, що і випадковий співрозмовник теж не знає, як розмовляти по телефону.
- Як тільки співрозмовник взяв трубку, представтесь, назвіть своє ім'я та прізвище, а також компанію, яку ви представляєте, або питання, яке вас цікавить. Потім слід уточнити, як звертатися до співрозмовника. Якщо по робочому телефону подзвонили вам, то в будь-якому випадку потрібно назвати компанію, ваше ім'я та прізвище, а потім поцікавитися з якою метою вам дзвонять.
- Перш ніж перейти до основного розмови варто уточнити, чи зручно співрозмовника з вами говорити. Можливо, через 15 хвилин у нього буде більше часу і інформації для більш плідної бесіди.
- Вмійте точно висловлювати свої думки. Мова повинна бути середнього темпу, чіткої й виразної. Для більшої зручності важливо перед дзвінком написати деякі тези і питання, які можуть знадобитися під час бесіди.
- Прибирайте зі свого лексикону слова-паразити: «ну», «коротше», «типу», «це саме», «Як би» і т.п. Крім засмічення діалогу ніякої користі вони не принесуть.
- Пам'ятайте, що інтонацію сприймають набагато сильніше, ніж слова. Якщо ви будете спілкуватися з посмішкою на обличчі, то і ваш співрозмовник відчує це. Але, у жодному разі не можна розмовляти з набитим ротом, хрустіти чіпсами в трубку або чаёвнічать. Таке неповаги до себе, людина на іншому кінці дроту навряд чи пробачить.
- Не бійтеся говорити компліменти. Навіть якщо ви вперше чуєте людини, її серце розтоплять подібні фрази: «Дуже приємно познайомитися», «Радий вас чути», «Дякую за повну інформацію», «Сподіваюся на швидку зустріч».
- Не забувайте, що телефонна розмова - це діалог. І коли ваш співрозмовник починає говорити, його варто уважно вислухати. Перебивати і сперечатися - ознака поганого тону.
Якщо вас цікавить, як навчитися розмовляти по телефону так само, як і в житті, то відповідь досить проста. Потрібно постійно тренуватися. Ні, не потрібно при цьому дзвонити всім підряд і про щось спілкуватися. Досить просто працювати над своєю промовою, робити її більш впевненою і чіткою. Тоді при будь-якій розмові вам не складе труднощів грамотно і чітко порозумітися зі співрозмовником.
Знання того, як потрібно розмовляти по телефону дозволить скоротити робочий час до 25%. Головне пам'ятати, що враження про людину формується з першої секунди розмови. Навіть якщо співрозмовник вас не бачить, він надовго запам'ятає ваше спілкування, якщо воно відбудеться з дотриманням всіх правил телефонної розмови.